Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Appes ist:

Für Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten.

Wozu wir Daten verarbeiten

Appes dient dem Bewahren von Familiengeschichte und dem gemeinsamen Aufbau eines Mundart-Wörterbuchs. Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung dieser Funktionen und zur Verwaltung von Zugriffsrechten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Missbrauch verarbeiten wir erforderliche technische Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb der Plattform.

Benutzerkonto und Anmeldung

Bei der Registrierung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und einen kryptografischen Hash Ihres Passworts. Hinzu kommen Bestätigungsstatus, Erstellungs- und Änderungszeitpunkte sowie der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Bestätigungs- und Passwort-Zurücksetzen-Links enthalten befristete Einmal-Token; in der Datenbank werden deren Hashwerte gespeichert. Bestätigungslinks sind 24 Stunden, Links zum Zurücksetzen des Passworts 30 Minuten gültig. E-Mails werden zur Kontobestätigung, zur Passwortwiederherstellung und für Einladungen versendet.

Für die Anmeldung verwenden wir ein technisch erforderliches Cookie (im Produktivbetrieb „__Host-appes_session“, lokal „appes_session“). Es enthält eine zufällige Sitzungskennung und ist höchstens sieben Tage gültig. Beim Abmelden wird die Sitzung beendet. Zur Annahme einer Einladung speichern wir den Einladungstoken vorübergehend im Sitzungsspeicher Ihres Browsers. Die erforderliche Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Appes bindet derzeit keine Analyse- oder Werbetracker ein; Schriftarten und Logo werden lokal ausgeliefert.

Familien, Personen, Geschichten und Orte

Je nach Nutzung speichern wir Mitgliedschaften und Rollen, Einladungen, Namen, Verwandtschaftsbeziehungen, Lebensdaten, Orte, Notizen und Geschichten. Änderungen werden mit Zeitpunkt und gegebenenfalls Benutzerzuordnung im Änderungsverlauf festgehalten. Inhalte eines Stammbaums sind grundsätzlich dessen berechtigten Mitgliedern zugänglich.

Wenn Sie Personen oder Geschichten als öffentlich sichtbar markieren, können auch andere angemeldete Nutzer diese Inhalte über die entsprechenden Verknüpfungen sehen. Tragen Sie personenbezogene Angaben über andere lebende Menschen nur ein, wenn Sie hierzu berechtigt sind und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Veröffentlichen Sie insbesondere keine vertraulichen Angaben ohne entsprechende Berechtigung.

Globales Wörterbuch und Freigaben

Bei Wörterbuchbeiträgen speichern wir Begriff, Übersetzung, Sprache, Kategorie, gegebenenfalls Beispielsatz und Verknüpfungen sowie Bearbeitungs- und Freigabedaten. Noch nicht freigegebene Beiträge und Änderungen sind für den Einreichenden und Plattform-Administratoren sichtbar. Freigegebene Begriffe sind allen angemeldeten Nutzern zugänglich. Verknüpfte Personen, Geschichten und andere Begriffe werden nur im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte angezeigt.

Hosting und technischer Betrieb

Appes wird bei Amazon Web Services (AWS), Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, betrieben. Anwendung und Datenbank laufen auf einem Server von Amazon Lightsail in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Die täglichen Datenbanksicherungen werden in Amazon S3 in derselben Region gespeichert. Für geschützte Betriebseinstellungen nutzen wir AWS Secrets Manager, für Betriebsalarme Amazon CloudWatch und Amazon SNS.

Bei Anfragen verarbeitet die technische Infrastruktur insbesondere Ihre IP-Adresse und die zur Übermittlung nötigen Verbindungsdaten. Fehler- und Betriebsprotokolle können Zeitpunkte, technische Fehlermeldungen und erforderliche Verbindungsdaten enthalten. Es ist kein allgemeines Zugriffsprotokoll aller Seitenaufrufe eingerichtet. Zum Begrenzen missbräuchlicher Anfragen verwendet Appes vorübergehende Zähler für IP-Adressen und gehashte E-Mail-Adressen. Berechtigte Betreiber erhalten nur im erforderlichen Umfang Zugriff für Betrieb und Support. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und Appes erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

AWS verarbeitet die bereitgestellten Anwendungsdaten als Auftragsverarbeiter. Die AWS-Vertragsbedingungen enthalten das AWS Data Processing Addendum zur Auftragsverarbeitung. Die gewählte Speicherregion bedeutet nicht, dass jede Verarbeitung ausschließlich in Deutschland stattfindet: Insbesondere bei Support, dem Einsatz von Unterauftragsverarbeitern und der Weiterleitung von E-Mails können Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, etwa in den USA, erfolgen. Für Drittlandübermittlungen sieht das AWS Data Processing Addendum insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln vor, soweit kein anderer anerkannter Übermittlungsmechanismus greift. Weitere Informationen finden Sie bei AWS zum Datenschutz und in der Liste der AWS-Unterauftragsverarbeiter.

Speicherdauer und Löschung

Kontodaten werden für die Nutzung des Kontos gespeichert. Unter „Mein Konto“ können Sie die Löschung anfordern beziehungsweise Ihr Konto nach dem Verlassen oder Übertragen Ihrer Stammbäume selbst löschen. Gemeinsam genutzte Familieninhalte, Änderungsverläufe und Wörterbuchbeiträge werden dadurch nicht automatisch entfernt. Für die Berichtigung oder Löschung personenbezogener Angaben in solchen Inhalten kontaktieren Sie uns bitte.

PDF-Exporte sind für den anfordernden Nutzer höchstens 24 Stunden verfügbar und werden nach Ablauf durch den Bereinigungsprozess gelöscht. Die lokalen Dienstprotokolle werden nach Größe rotiert: Pro Dienst werden höchstens drei Dateien mit jeweils bis zu 10 MB vorgehalten; bei Erreichen der Grenze werden die ältesten Einträge ersetzt. Ihre Aufbewahrungsdauer hängt daher vom anfallenden Protokollvolumen ab und ist nicht auf eine feste Anzahl von Tagen festgelegt.

Tägliche Datenbanksicherungen werden verschlüsselt in Amazon S3 gespeichert. Die automatische Löschregel sieht für aktuelle Sicherungsdateien 30 Tage vor; durch die Versionierung entstandene ältere Dateiversionen werden nach weiteren sieben Tagen zur Löschung vorgesehen. Die tatsächliche Entfernung erfolgt durch den zeitversetzten Bereinigungsprozess des Speicherdienstes. Gelöschte Angaben können bis zum Ablauf dieser Fristen noch in zugriffsgeschützten Sicherungen enthalten sein. Sicherungen dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust, nicht der regulären Nutzung. Im Übrigen speichern wir Daten nur so lange, wie der jeweilige Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.

E-Mail-Versand und Zustellmeldungen

Kontobestätigungen, Passwort-Zurücksetzen-Links und Stammbaumeinladungen versenden wir über Amazon Simple Email Service (SES) in Frankfurt am Main (eu-central-1). Absender ist appes@lahnstein-engineering.de. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Nachrichteninhalt an AWS übermittelt. Bei der Zustellung werden diese Daten auch vom jeweiligen E-Mail-Anbieter des Empfängers verarbeitet; dessen Standort und Verarbeitung liegen außerhalb unserer Hosting-Konfiguration. Der Versand erfolgt zur Bereitstellung der Kontofunktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Vor der Übermittlung speichern wir Empfängeradresse, Betreff und Nachricht einschließlich erforderlicher Bestätigungslinks verschlüsselt in einer Versandwarteschlange. Bei vorübergehenden Versandfehlern werden Zustellversuche wiederholt. Nach erfolgreicher SMTP-Übermittlung wird der Auftrag gelöscht; nach Ablauf seiner Gültigkeit wird er durch den laufenden Bereinigungsprozess entfernt. Eine erfolgreiche SMTP-Übermittlung garantiert nicht den Eingang im Postfach. Versandfehler in der Anwendung protokollieren wir mit Auftragskennung und Anzahl der Versuche, ohne Empfängeradressen oder Bestätigungstoken.

Zum Schutz vor Fehlzustellungen und Missbrauch meldet SES dauerhafte Unzustellbarkeit und Spam-Beschwerden über Amazon SNS an unsere Betriebsadresse. Solche Meldungen können die betroffene E-Mail-Adresse, Zustellzeitpunkte und Fehlerangaben enthalten; zusätzliche Nachrichtenkopfzeilen sind für diese Meldungen nicht aktiviert. Betroffene Adressen werden in der SES-Sperrliste hinterlegt, um weitere Zustellversuche zu verhindern, und bleiben dort bis zur gezielten Entsperrung gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger Versand ohne unerwünschte oder wiederholt unzustellbare Nachrichten. Wenden Sie sich an uns, wenn eine Adresse irrtümlich gesperrt wurde.

Kontaktanfragen

Wenn Sie uns kontaktieren, verwenden wir Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Unsere Kontaktpostfächer unter lahnstein-engineering.de werden über IONOS betrieben; eingehende Kontakt- und Betriebsmeldungen werden dort verarbeitet. Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Grundlage für die Bearbeitung Ihrer Anfrage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen) beziehungsweise bei vertragsbezogenen Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung berührt wird.

Wenn Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Außerdem können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.